Das ATS ist ein IT-System, das zur automatischen Verfolgung und Bewertung von Stellenbewerbern eingesetzt wird. Dieses System wird von vielen großen Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet und ist sehr hilfreich bei der Organisation von Einstellungsverfahren. Das ATS ermöglicht einen schnellen und einfachen Vergleich von Bewerbern und ermöglicht auch die automatische Übermittlung von Nachrichten an Bewerber. Dank dieses Systems kann die Zeit, die benötigt wird, um einen geeigneten Kandidaten für eine bestimmte Stelle zu finden, erheblich verkürzt werden.

Wie ein ATS (Applicant Tracking System) funktioniert – Definition

Ein ATS ist ein IT-System, das Sie bei der Rekrutierung von Mitarbeitern unterstützt. Das System ermöglicht es Ihnen, den Prozess der Bewerberauswahl zu automatisieren und den Fortschritt des Einstellungsverfahrens zu verfolgen. Das ATS kann sowohl von großen Unternehmen, die eine große Anzahl von Bewerbungen zu bearbeiten haben, als auch von kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt werden. Das ATS ermöglicht es den Bewerbern, ihre Lebensläufe elektronisch zu übermitteln, so dass sie für den Personalverantwortlichen leicht zugänglich sind. Die Bewerber können auch die automatische Ausfüllfunktion für Lebenslaufformulare nutzen, was Zeit spart und Fehler vermeidet.

Unternehmen können das ATS nutzen, um Bewerber anhand verschiedener Kriterien wie Erfahrung, Fähigkeiten oder Ausbildung zu bewerten. Dies ermöglicht einen schnellen und effizienten Vergleich der Bewerber und die Auswahl der besten unter ihnen. ATS-Systeme werden aufgrund ihrer Effizienz und Benutzerfreundlichkeit immer beliebter. Die Unternehmen stellen immer höhere Anforderungen an die Personalverantwortlichen, so dass ein gutes ATS immer wichtiger wird.

ATS-Systeme und RODO – wie sieht das in der Praxis aus?

Es scheint schwer zu sein, ein Unternehmen zu finden, das noch nichts von der Datenschutzverordnung (RODO) gehört hat. RODO ist eine EU-Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist und darauf abzielt, die Datenschutzvorschriften in der gesamten Europäischen Union zu harmonisieren. Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten seiner Kunden speichert oder verarbeitet, muss die neuen Vorschriften einhalten.

Infolgedessen entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Einführung eines ATS (Applicant Tracking System), um den neuen gesetzlichen Anforderungen besser gerecht zu werden. Das ATS ist ein IT-System, mit dem Lebensläufe und andere Bewerbungsunterlagen von Bewerbern gescannt und gespeichert werden können. Darüber hinaus ermöglicht das System auch die Pflege einer Datenbank von Bewerbern und deren Bewertung. Wie zu erwarten, erfüllt das ATS-System alle Anforderungen der BSB. Gemäß Artikel 30 der RODO muss der für die Verarbeitung Verantwortliche “ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen”.

Das bedeutet, dass Unternehmen genaue Aufzeichnungen über jede Art der Speicherung und/oder Verarbeitung der personenbezogenen Daten ihrer Kunden führen müssen. Das ATS erleichtert die Führung solcher Aufzeichnungen mit allen erforderlichen Informationen, wie z. B. Beginn und Ende des Anwendungsprozesses, die Zwecke der Datenspeicherung/-verarbeitung usw. Eine weitere Anforderung der RODO ist die “Durchführung von Bewertungsumfragen am Ende des Einstellungsverfahrens” (Artikel 89 Absatz 1 Nummer 5 Buchstabe c). Das ATS ermöglicht auch die einfache Durchführung von Online-Bewertungsumfragen über elektronische Formulare. Auf diese Weise können den Bewerbern schnell und einfach Umfragen zur Verfügung gestellt und das Ausfüllen und Sammeln der Ergebnisse automatisiert werden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das ATS-System alle grundlegenden rechtlichen Anforderungen erfüllt, die die RODO an Unternehmen stellt, und ein hervorragendes Instrument für die Verwaltung der personenbezogenen Daten von Kunden darstellt.