KSeF – eine neue Art von Rechnung ab 1. Januar 2022.

KSeF – oder das Nationale System für die elektronische Rechnungsstellung – soll am 1. Januar 2022 in Kraft treten. Die Vorschrift sollte eigentlich schon am 1. Oktober 2021 in Kraft treten, aber der Termin wurde auf Anfang nächsten Jahres verschoben. Was ist das neue Rechnungsstellungssystem und wie wird es funktionieren?

Was sind strukturierte Rechnungen?

Der Gesetzentwurf über die Mehrwertsteuer regelt die Einführung strukturierter Rechnungen. Neben Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen werden sie die dritte Form von Rechnungsdokumenten sein, die Unternehmer verwenden können. Strukturierte Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die vom Steuerzahler über das IKT-System KSeF ausgestellt werden. Das Finanzministerium hat eine Arbeitsversion der elektronischen Rechnungen zur Verfügung gestellt, damit die IT-Systeme der Unternehmer an die vorgeschlagene Lösung angepasst werden können.
www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur

KSeF – wie werden strukturierte Rechnungen funktionieren?

KSeF vergibt beim Eingang einer Rechnung eine Nummer, die die Rechnung im System mit einem Datums- und Zeitstempel versieht. Der Rechnungsempfänger muss die Art und Weise, wie das KSeF die Rechnung erhält, akzeptieren und sich daher im System authentifizieren. Sollte das Unternehmen diese Art der Rechnungszustellung nicht akzeptieren, können sich die Parteien auf eine andere Form einigen – eine Papierrechnung oder eine elektronische Rechnung. Gleichzeitig verliert der Verkäufer nicht das Recht, Rechnungen in KSeF auszustellen.

Berichtigungen, Berechtigungen und Archivierung

Auch die Frage der Korrektur einer Rechnung ist wichtig. Im nationalen System für elektronische Rechnungen wird das Dokument in Form einer strukturierten Rechnung korrigiert. Außerdem kann der Steuerpflichtige die Steuerbemessungsgrundlage und den Betrag der geschuldeten Mehrwertsteuer in dem Abrechnungszeitraum verringern, in dem er die Korrekturrechnung als strukturierte Rechnung ausgestellt hat. Neben dem Verkäufer wird auch eine andere befugte Stelle Zugang zu den strukturierten Rechnungen haben, die im Namen des Steuerpflichtigen Rechnungen ausstellen oder Dokumente einsehen kann (z. B. ein befugtes Finanzamt). Im Falle des KSeF werden keine doppelten Rechnungen ausgestellt, da die vom KSeF ausgestellten Dokumente durch die Speicherung in der Datenbank nicht verloren gehen können. Außerdem speichert das System die Rechnungen für einen Zeitraum von 10 Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Es ist erwähnenswert, dass die Nutzung des neuen Systems durch das Finanzministerium freiwillig sein wird, aber gleichzeitig soll es ab 2023 für alle Unternehmen verpflichtend sein.

KSeF – Vor- und Nachteile

Jedes neue System schafft Unsicherheit. Das Nationale System für elektronische Rechnungen hat zahlreiche Vorteile, die die Steuerzahler überzeugen sollen. Das KSeF sieht vor allem vor, den Dokumentenfluss zu straffen und die Sicherheit im Geschäftsverkehr zu erhöhen.

Vorteile

• Steuerpflichtige, die sich dafür entscheiden, nur strukturierte Rechnungen auszustellen, können von einer beschleunigten Mehrwertsteuererstattung von bis zu 40 Tagen anstelle der derzeitigen 60-Tage-Frist profitieren. Dieses Privileg gilt für Unternehmer, die seit mehr als 12 Monaten als aktive Mehrwertsteuerzahler tätig sind.
• Das System erleichtert die Kontrolle der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen dank der Garantie der Zustellung an den Empfänger.
• Alle Steuerpflichtigen werden von einer einheitlichen Vorlage für die strukturierte Rechnung profitieren.
• Der Steuerpflichtige ist nicht mehr verpflichtet, die Einheitliche Prüfungsakte für Rechnungen (JPK_FA) zu übermitteln, soweit sie strukturierte Rechnungen enthält.
• Das neue System wird die Dokumente selbst 10 Jahre lang archivieren.
• Die Steuerbehörden werden die Vorlage von Rechnungen nicht verlangen, da sie alle im KSeF enthalten sein werden.

Nachteile

Die Nachteile oder vielmehr die Schwierigkeiten, mit denen der Steuerzahler konfrontiert werden kann, sind vor allem die Bereitschaft zur Veränderung, also u.a:

• Die Notwendigkeit, die Systeme an die neue Form der Buchführung anzupassen und die Aktivitäten des Unternehmens in dieser Hinsicht neu zu organisieren.
• Der Verzicht auf bestehende Lösungen wie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen (im Falle einer Entscheidung, vollständig auf strukturierte Rechnungen umzustellen).

Es ist erwähnenswert, dass KSeF gleichzeitig eine größere Kontrolle über die Geschäftsabläufe mit sich bringt und eine Reihe von Vorteilen bietet, die die Buchführung für den Steuerzahler erleichtern werden. Obwohl die Verwendung des Systems der strukturierten Rechnungen freiwillig sein soll, ist zu berücksichtigen, dass es letztendlich die derzeitigen Formen der Ausstellung von Dokumenten ersetzen soll. Daher sollten Unternehmer in Erwägung ziehen, ihre Unternehmen auf die Verwendung von KSeF vorzubereiten.