Wie die elektronische Dokumentenverwaltung die traditionellen Formen der Dokumentenrotation verdrängt

In den letzten zehn Jahren haben die Unternehmensleiter die Notwendigkeit von Veränderungen in vielen Bereichen ihres Unternehmens deutlich gespürt. Diejenigen, die sich für eine Modernisierung entschieden haben, haben es nicht bereut – durch die Nutzung moderner Lösungen, sowohl bei den Geschäftsabläufen als auch bei den Technologien selbst, sind ihre Unternehmen besser dran als je zuvor. Ein Bereich, in dem eine Modernisierung zu relativ geringen Kosten einen großen Unterschied machen kann, ist der Dokumentationsfluss. Die Lösung, auf die die meisten setzen, ist der elektronische Dokumentenfluss, der die jahrzehntelang verwendete traditionelle Form effektiv ersetzt.

Warum mit der Zeit gehen? Die Nachteile der traditionellen Form des Dokumentenflusses

Bis vor kurzem war die Dokumentation in den meisten Unternehmen nur in der bekannten Papierform zu finden. Das hat viele Jahre lang gut funktioniert, aber mit der Zeit wurden die Nachteile einer solchen Lösung immer deutlicher. Was sind die größten Nachteile der traditionellen Form?

Eines der von vielen Unternehmern am häufigsten genannten Probleme sind die hohen Fixkosten. Dazu gehören der Kauf von Papier, Druckertoner und sämtlicher Scan-, Kopier- und Druckgeräte, die auch gewartet werden müssen. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Kommunikation auf Papier oft mit Terminüberschreitungen verbunden ist. Dies ist z. B. auf Verzögerungen bei der Post oder den Verlust solcher Unterlagen zurückzuführen. Papierdokumente sind auch nicht sehr haltbar und können leicht zerstört werden, was besonders bei wichtigen Verträgen oder Kundenaufträgen ärgerlich sein kann.

Was sind die Vorteile des elektronischen Dokumentenflusses in modernen Unternehmen?

Alle oben genannten Probleme, die beim traditionellen Modell auftreten, treten bei der Verwendung des elektronischen Dokumentenflusses nicht auf. Ein großer Vorteil des Systems ist z.B. der einfache Zugang zu den Dokumenten und die damit verbundene größere Mobilität. Wenn wir nur Zugang zu einer bestimmten Akte erhalten haben, können wir sie jederzeit und an jedem Ort öffnen. Es ist nicht nötig, ins Büro zu gehen, um Dokumente zu prüfen oder an andere Personen weiterzugeben. Elektronische Dokumentenverwaltung rationalisiert auch die Arbeitsabläufe vieler Unternehmen durch Funktionen wie die automatische Zuweisung bestimmter Aufgaben an bestimmte Personen und die Verwendung von Erinnerungsfunktionen für anstehende Zahlungstermine. Unternehmer schätzen das System vor allem wegen der hohen Sicherheit der darin enthaltenen Daten. Papierunterlagen sind viel leichter zugänglich, während bei EOD nur ausgewählte Personen Zugriff auf eine bestimmte Datei haben. Ein großer Vorteil ist auch die bessere Kontrolle darüber, was mit den Dokumenten in elektronischer Form geschieht, da jeder Schritt im System aufgezeichnet wird. So lassen sich Fehler oder Engpässe im Unternehmen, die den reibungslosen Ablauf behindern, leichter erkennen.

Jedes Jahr erkennen immer mehr Unternehmen die Notwendigkeit, mit der Zeit zu gehen und sich an die modernen Anforderungen der Kunden und der Geschäftswelt anzupassen. Es scheint, dass die elektronische Dokumentenverwaltung die Lösung ist, um die Modernisierung Ihres Unternehmens zu beginnen.