Warum die Marketingabteilung großer Unternehmen von DMS profitiert

In großen Konzernen arbeiten im Bereich Marketing Hunderte Menschen in verschiedenen Abteilungen. Durch die Menge an kreativen Köpfen sprudeln die Ideen. Gleichzeitig droht Chaos, wenn die Kommunikation nicht klappt. Ein DMS – Dokumentenmanagementsystem – schafft Abhilfe und mit automatisierten Workflows Zeit.

Wie Kommunikationsprobleme im Marketing einem Unternehmen schaden

Fehlt ein DMS in der Marketingabteilung, gehen Informationen leicht verloren. Sie versinken in einer Flut aus E-Mails, bleiben unbeachtet oder landen in der falschen Abteilung. 

Je größer das Unternehmen ausfällt, desto mehr Mitarbeiter beschäftigt es im Marketing. Dadurch erhöht sich die Gefahr für Kommunikationsprobleme. Schließlich gelangen Nachrichten von Hand von der Text- in die Grafikabteilung oder vom Produktmanagement zum Kundenservice.

Geraten Informationen wiederholt in falsche Ordner oder Abteilungen, können:

• Planungsschwierigkeiten bei Marketingmaßnahmen auftreten
• sich Marketingkampagnen verzögern
• Absprachen mit Geschäftspartnern oder Kunden darunter leiden

Der Grund: Unklarheit, wer woran arbeitet. Schlimmstenfalls fühlen sich mehrere Redakteure, Grafiker oder Vertriebler unabhängig voneinander für ein Projekt zuständig. Ohne Projektabsprachen arbeiten die einzelnen Verantwortlichen aneinander vorbei. Statt einer einheitlichen Werbekampagne entsteht Chaos.

Um diese Gefahr zu bannen, kommt für die abteilungsübergreifende Kommunikation ein DMS infrage.

Warum ein DMS die Organisation erleichtert

Mit einem Dokumentenmanagementsystem richten sich Mitarbeiter automatisierte Workflows ein. Diese ersparen es ihnen, Informationen von Hand in den Computer zu tippen und per E-Mail weiterzuschicken.

Schickt ein Kunde ein Briefing für seine Wunschwerbekampagne, sortiert das DMS dieses automatisch in den Kundenordner ein. 

Die zuständigen Mitarbeiter aus den verschiedenen Marketingabteilungen erhalten Zugriff auf das Dokument. Dadurch wissen sie:

• wie sich der Kunde die Kampagne vorstellt
• welche Vorgaben existieren
• wann die Deadline ist

Weitere Informationen, die ebenfalls zur Kampagne gehören, sortiert das DMS automatisch. Dadurch gehen keine Nachrichten verloren.

Ein weiterer Vorteil: Das Dokumentenmanagementsystem speichert ab, wer was an welchem Projekt erledigt. Dadurch sind alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Das Risiko sinkt, dass Mitarbeiter Aufgaben doppelt erledigen oder vergessen.

Fazit: Ein DMS senkt das Chaoslevel im Marketing

Ein DMS und die damit erstellten Workflows erleichtern die Projektkommunikation innerhalb eines Unternehmens. Die automatische Zuordnung von Informationen zu einem Projekt entlastet zudem die zuständigen Mitarbeiter.